Addetto/a Amministrativo/a

📍 Sede di lavoro: Mesagne (BR)

🕒 Orario: Part-time (50%)

📅 Contratto: Valutiamo un iniziale contratto a tempo determinato – V Livello CCNL commercio, tuttavia l’inserimento sarà commisurato in base all’esperienza della risorsa inserita.

Chi siamo:

ClinOpsHub S.r.l. è stata fondata nel 2014 da Stefano Lagravinese e, dopo anni di fornitura di servizi a vari clienti nel campo della Ricerca Clinica, nel 2019 è stata registrata come Contract Research Organizations (CRO) sul sito AIFA, in conformità ai requisiti definiti dal D.M. 15.11.2011 (Decreto CRO).

ClinOpsHub S.r.l. eroga servizi di supporto ad Aziende Farmaceutiche, Centri Sperimentali, Laboratori e altre CRO a livello nazionale e internazionale, garantendo alti standard qualità grazie ad un team di giovani professionisti/e ampiamente formato.

Descrizione della posizione:

Stiamo cercando un/a Addetto/a Amministrativo/a da inserire nel nostro team. La figura sarà di supporto nelle attività gestionali e amministrative, operando sotto la supervisione dei Responsabili di riferimento. Il suo obiettivo sarà quello di garantire lo svolgimento ottimale ed efficace delle attività amministrative e contabili dei dipartimenti aziendali con conseguente aumento del valore organizzativo dell'azienda.

Responsabilità principali:

Supporto alla contabilità e fatturazione

Emissione e gestione delle fatture attive;

Raccolta e verifica delle fatture passive;

Inserimento dati contabili nei sistemi gestionali;

Supporto alla riconciliazione documentale tra conti bancari e fatture ricevute;

Gestione pagamenti e scadenze

Monitoraggio delle scadenze di pagamento (clienti e fornitori);

Supporto alla gestione dei flussi di pagamento (bonifici, RID, carte aziendali);

Supporto al controllo degli incassi;

Sollecito amministrativo ai clienti, secondo le procedure interne;

Gestione presenze e amministrazione del lavoro

Raccolta mensile delle presenze dei/delle dipendenti;

Collaborazione nella gestione di pratiche relative a malattie, infortuni, TFR e altre comunicazioni obbligatorie agli enti previdenziali;

Rimborsi spese e gestione acquisti

Supporto nella prenotazione di alloggi e trasporti per i dipendenti in trasferta, in base alle esigenze aziendali;

Raccolta e verifica delle note spese dei dipendenti in trasferta;

Controllo della conformità delle richieste di rimborso rispetto alle procedure aziendali;

Inserimento dati e gestione della documentazione relativa a viaggi, trasferte e rimborsi chilometrici;

Piccole attività di segreteria;

Supervisione e programmazione delle attività di pulizie e manutenzione ordinaria e straordinaria ufficio.

Requisiti:

✅ Titolo di studio: Diploma o Laurea (preferibilmente in Economia o discipline affini).

✅ Competenze informatiche: Buona conoscenza del pacchetto Office (Excel, Word, Outlook).

✅ Soft skills:

Capacità organizzativa: attitudine alla pianificazione e gestione efficace delle attività, garantendo il rispetto delle scadenze e l’ottimizzazione delle risorse.

Competenze relazionali: abilità nel comunicare e collaborare in team, favorendo un ambiente di lavoro positivo e produttivo.

Propensione alla logica e alla risoluzione dei problemi in autonomia: capacità di analizzare problemi in modo strutturato e individuare soluzioni efficaci attraverso un approccio metodico e razionale.

Gestione delle priorità: attitudine a identificare e concentrarsi sugli obiettivi più critici, adattandosi con flessibilità alle esigenze aziendali.

✅ Lingua: Buona conoscenza della lingua inglese, in modo da poter gestire in maniera fluida la comunicazione con clienti esteri.

✅ Esperienza: Non richiesta, ma costituisce un plus un’esperienza, anche breve, in ambito amministrativo.

Cosa offriamo:

⭐ Formazione continua e affiancamento da parte dei responsabili di riferimento.

⭐ Opportunità di crescita professionale in un ambiente giovanile e dinamico.

⭐ Benefit aziendali (se previsti da contratto).

💡 Se sei una persona motivata e con voglia di imparare, inviaci la tua candidatura!

📩 Candidati inviando il tuo CV e lettera motivazionale in cui, in poche righe, ci racconti di te, cosa cerchi e quali sono le tue motivazioni e le tue aspirazioni professionali a: cv@clinopshub.com

Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi del decreto legislativo 11 aprile 2006 n. 198 “Codice delle pari opportunità tra uomo e donna” e a persone di tutte le età e nazionalità, ai sensi della Direttiva 2000/78/CE “Parità di trattamento in materia di occupazione”. Nel rispetto dei principi di inclusione, diversità e pari opportunità, informiamo che, a parità di punteggio tra candidati/e, verrà data priorità al/alla candidato/a appartenente a una categoria attualmente meno rappresentata all'interno del nostro team, in linea con il nostro impegno per la valorizzazione della diversità.

In merito alla tua candidatura, ClinOpsHub S.r.l. si impegnerà nel trattamento dei dati personali a seguire il GDPR, applicando le norme relative al periodo di conservazione dei dati personali.

Administrative Officer

📍 Work location: Mesagne (BR), Italy
🕒 Working hours: Part-time (50%)
📅 Contract: We offer an initial fixed-term contract under the Italian CCNL Commerce – Level V. The final level and compensation will be commensurate with the candidate’s experience and skills.

About us

ClinOpsHub S.r.l. was founded in 2014 by Stefano Lagravinese and, after several years of providing services to multiple clients in the field of Clinical Research, in 2019 it was registered as a Contract Research Organization (CRO) on the AIFA website, in compliance with the requirements set out in Ministerial Decree 15.11.2011 (CRO Decree).

ClinOpsHub S.r.l. provides support services to Pharmaceutical Companies, Investigational Sites, Laboratories, and other CROs at both national and international level, ensuring high quality standards through a team of well-trained young professionals.

Job description

We are looking for an Administrative Officer to join our team. The selected candidate will support administrative and management activities, working under the supervision of the relevant Managers. The role aims to ensure the efficient and effective execution of administrative and accounting activities across company departments, contributing to the overall organizational value of the company.

Main responsibilities

Accounting and invoicing support

Issuing and managing outgoing invoices;

Collecting and verifying incoming invoices;

Entering accounting data into management systems;

Supporting document reconciliation between bank accounts and received invoices.

Payments and deadlines management

Monitoring payment deadlines (customers and suppliers);

Supporting payment flows management (bank transfers, direct debit/RID, company cards);

Supporting cash collection monitoring;

Administrative follow-up with customers, in accordance with internal procedures.

Attendance tracking and HR administration

Monthly collection of employee attendance records;

Supporting the management of documentation related to sick leave, workplace injuries, severance pay (TFR), and other mandatory communications to social security institutions.

Expense reimbursements and purchasing support

Supporting the booking of accommodation and transportation for employees on business trips;

Collecting and verifying employees’ expense reports;

Checking compliance of reimbursement requests with company procedures;

Data entry and documentation management related to travel, business trips, and mileage reimbursements;

General secretarial tasks;

Supervision and scheduling of office cleaning and ordinary/extraordinary maintenance activities.

Requirements

✅ Education: High school diploma or university degree (preferably in Economics or related fields).
✅ IT skills: Good knowledge of Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
✅ Soft skills:

Organizational skills: ability to plan and manage activities effectively, meeting deadlines and optimizing resources;

Interpersonal skills: ability to communicate and collaborate within a team, fostering a positive and productive work environment;

Logical thinking and autonomous problem-solving: ability to analyze issues in a structured way and identify effective solutions through a methodical and rational approach;

Priority management: ability to identify and focus on critical objectives, with flexibility to adapt to business needs.
✅ Language: Good knowledge of English, enabling smooth communication with international clients.
✅ Experience: Not required; however, even brief experience in administrative roles will be considered a plus.

What we offer

⭐ Continuous training and mentoring by the relevant Managers.
⭐ Opportunities for professional growth in a young and dynamic environment.
⭐ Company benefits (if provided for by the contract).

💡 If you are a motivated person eager to learn, we encourage you to apply.

📩 How to apply:
Please send your CV and a short cover letter describing who you are, what you are looking for, and your professional motivations and aspirations to: cv@clinopshub.com

This job posting is addressed to candidates of all genders, in accordance with Legislative Decree No. 198 of 11 April 2006 (“Equal Opportunities Code”), and to individuals of all ages and nationalities, in accordance with Directive 2000/78/EC (“Equal treatment in employment”). In line with our commitment to inclusion, diversity, and equal opportunities, please note that, where candidates have equal qualifications, priority will be given to candidates belonging to an underrepresented category within our team.

With regard to your application, ClinOpsHub S.r.l. will process personal data in compliance with the GDPR, applying the relevant rules on data retention periods.

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